Petua untuk memilih sistem pengurusan perniagaan yang paling sesuai dengan keperluan anda

Mesej komersial: Tawaran semasa di pasaran untuk sistem pengurusan perniagaan kecil sangat luas. Pada masa yang sama, memilih perisian yang betul adalah keputusan yang sangat penting. Lagipun, anda tidak mahu mengetahui dalam beberapa minggu bahawa anda membuat pilihan yang tidak sesuai, beralih kepada aplikasi lain dan melatih seluruh pasukan dari awal. Jadi bagaimana anda menavigasi pasaran yang sesak dan memilih perisian yang akan berkembang bersama anda sambil mengikuti aliran terkini? 

Semak petua kami tentang cara memilih sistem terbaik untuk perniagaan anda dan keperluan perisian maklumat yang perlu dipenuhi.

Mengapa menggunakan sistem pengurusan perniagaan kecil?

Terdapat banyak sebab mengapa perniagaan harus menggunakan perisian perusahaan. Bukan sahaja syarikat besar, di mana ia adalah satu perkara yang pasti untuk mengekalkan organisasi di seluruh syarikat dan semua pasukan. Tetapi juga untuk syarikat kecil, di mana alat pengurusan perniagaan sedemikian boleh menjadi alat yang berkuasa untuk meningkatkan proses syarikat. Ini membawa kepada peningkatan dalam daya saing dan kejayaan syarikat dalam jangka masa panjang.

Mungkin anda berada dalam situasi di mana syarikat anda sudah menggunakan beberapa alat... satu untuk invois, satu untuk komunikasi, anda menguruskan aliran tunai dalam Excel, dalam Excel yang lain anda mempunyai senarai pelanggan, kalendar, penyata dan selebihnya di atas kertas . Jika penyelesaian ini kelihatan agak huru-hara kepada anda, maka cari sistem yang lebih komprehensif yang merangkumi kebanyakan keperluan pengurusan perniagaan anda di satu tempat.

Sebab utama mengapa walaupun syarikat kecil harus melaksanakan sistem pengurusan syarikat:

1. Meningkatkan kecekapan dan produktiviti: Berkesan sistem maklumat perusahaan membolehkan automasi proses, pengurangan ralat semasa kemasukan atau penyalinan data manual dan penjimatan masa yang ketara. Ini membawa kepada peningkatan kecekapan dan produktiviti pekerja serta meningkatkan prestasi syarikat.
2. Pengurusan masa yang lebih baik: Sistem pengurusan perniagaan memudahkan untuk merancang dan mengatur masa, tugas dan projek, membolehkan pekerja lebih fokus pada kerja mereka dan mengurangkan tekanan.
3. Perkongsian dan pengurusan maklumat yang lebih cekap: Sistem maklumat pengurusan membantu dalam mengurus data dan maklumat dan membolehkan akses dan perkongsian data yang lebih baik antara jabatan dan pekerja yang berbeza. Ini membawa kepada kerjasama yang lebih baik antara pekerja, serta anda mempunyai semua dokumen penting di satu tempat dan ini bermakna tiada lagi terburu-buru mencari melalui kertas.
4. Membuat keputusan yang lebih tepat dan lebih cepat: Sistem pengurusan syarikat menyediakan maklumat masa nyata tentang status projek dan aktiviti syarikat, membolehkan membuat keputusan yang lebih cepat dan bermaklumat.
5. Pengurangan kos:Sistem maklumat untuk perniagaan kecil membolehkan perancangan dan kawalan yang lebih baik terhadap pendapatan dan perbelanjaan serta membantu mengenal pasti kawasan di mana kos boleh dikurangkan.
   

Fungsi manakah yang perlu dicari dalam sistem pengurusan syarikat?

Automasi

Sistem pengurusan perniagaan harus membenarkan automasi proses berulang atau aktiviti mudah untuk meminimumkan ralat dan pembaziran masa pada tugas berulang. Automasi boleh termasuk, sebagai contoh, invois berulang, peringatan pembayaran, penghantaran e-mel automatik, penjanaan laporan atau mencipta tugas atau projek daripada templat. Dengan cara ini, beban pekerja dapat dikurangkan, kesilapan dapat dikurangkan dan kecekapan kerja dapat ditingkatkan.

Storan data awan

Penggunaan storan data awan boleh membolehkan perkongsian data yang lebih mudah dan selamat dalam syarikat, semuanya jelas di satu tempat. Ia juga membenarkan akses kepada data dari mana-mana tempat dan pada bila-bila masa, yang meningkatkan kecekapan kerja dan membolehkan pertukaran maklumat pantas. Storan data awan juga akan dihargai oleh semua syarikat tempat ahli pasukan bekerja dari pejabat rumah, contohnya. 

Pengurusan tugas

Perisian pengurusan perniagaan harus membenarkan pengesanan dan pengurusan tugas yang mudah dan tarikh akhir tugasan tersebut. Ini mungkin termasuk, sebagai contoh, menjadualkan dan menetapkan tugas, menjejak status penyelesaian tugas dan mengingatkan anda tentang tugas yang belum selesai. Terima kasih kepada ini, ahli pasukan boleh mengagihkan kerja dengan lebih cekap, memantau beban kerja mereka dan menyelesaikan semua tugasan yang diberikan tepat pada masanya.

Pengurusan projek

Sistem pengurusan syarikat harus membolehkan pengurusan projek yang berkesan, termasuk perancangan, penyelarasan dan pemantauan kemajuan projek. Ini termasuk, sebagai contoh, perancangan belanjawan, kecekapan dan keuntungan projek. Sistem sedemikian membolehkan syarikat mengurus projeknya dengan lebih baik dan mencapai hasil dan keuntungan yang lebih baik.

Sebaik-baiknya, alat yang dipilih harus menawarkan berbilang pilihan untuk perwakilan grafik projek, seperti papan Kanban, carta Gantt atau gambaran keseluruhan jadual untuk visualisasi projek, belanjawan, penugasan tugas, status dan kemajuan yang jelas.

CRM

Perisian perniagaan juga harus termasuk alat pengurusan perhubungan pelanggan (CRM). Ini membolehkan syarikat berkomunikasi dengan lebih berkesan dengan pelanggan dan mengurus keperluan mereka dengan lebih baik. 

Jika sistem membenarkan anda menjajarkan CRM dengan proses lain, seperti pengurusan projek, invois, pengurusan kontrak atau perancangan aliran tunai, dalam satu platform pengurusan perniagaan, anda boleh melihat pelanggan anda dari perspektif 360°.

Pengurusan beban kerja pekerja

Fungsi pengurusan beban kerja pekerja akan membantu anda mengagihkan kerja dengan lebih cekap di kalangan ahli pasukan individu dan dengan itu mencapai beban kerja optimum mereka. Sistem maklumat syarikat harus membolehkan perancangan masa dan tugasan sedemikian rupa sehingga ia diagihkan secara adil dan pekerja dimuatkan dengan secukupnya mengikut kebolehan dan prestasi kerja mereka. Pada masa yang sama, ia sepatutnya sistem dapat memantau beban dan, jika perlu, tawarkan penyelesaian yang sesuai, contohnya dengan mengagihkan semula tugas atau menambah bilangan pekerja dalam pasukan yang diberikan. Ia akan membolehkan peningkatan produktiviti dan kepuasan pekerja, yang menyumbang kepada kejayaan jangka panjang syarikat.

Petua untuk memilih perisian terbaik untuk perniagaan kecil

Apabila memilih perisian perniagaan kecil, adalah penting untuk mengenal pasti keperluan anda dan mempertimbangkan belanjawan anda.

Pertimbangkan juga kemudahan pelaksanaan dan penggunaan perisian, keupayaan untuk menyepadukan dengan sistem dan perisian lain, aplikasi mudah alih dan kerumitan ciri.

1. Kenal pasti keperluan anda:

Sebelum anda mula mencari perisian yang betul, pertimbangkan fungsi dan ciri yang anda perlukan untuk mengurus perniagaan anda.

Perlu diingat bahawa sesetengah perisian menawarkan ciri khusus untuk industri tertentu, manakala yang lain bersifat universal dan boleh disesuaikan dengan keperluan industri yang berbeza.

2. Kemudahan pemasangan dan penggunaan perisian:

Pertimbangkan seberapa cepat anda boleh melaksanakan perisian baharu dalam perniagaan anda dan betapa mudahnya ia digunakan.

Mencari perisian dengan antara muka intuitif dan persediaan mudah boleh menjimatkan masa dan meminimumkan latihan pekerja. Sebaik-baiknya, perisian ini mempunyai tutorial dalam talian dan video latihan yang tersedia untuk membantu anda dengan latihan, atau menawarkan perundingan di mana anda boleh berunding tentang pelaksanaan sistem dalam syarikat anda.

3. Penyelesaian dengan fungsi pengurusan kewangan:

Penyelesaian perisian yang lebih maju dengan fungsi pengurusan kewangan boleh membantu perniagaan kecil menjejak dan mengurus operasi kewangan. Ini akan memberi anda gambaran keseluruhan pendapatan dan perbelanjaan dalam masa semasa dan dalam masa terdekat atau pemenuhan belanjawan. Anda boleh meramalkan perkembangan aliran tunai untuk bulan-bulan akan datang, keuntungan projek dan titik lemah di mana wang bocor secara tidak perlu dalam syarikat.

4. Kemungkinan penyepaduan dengan sistem dan perisian lain:

Pertimbangkan perisian lain yang anda gunakan dan sama ada perisian baharu itu serasi dan boleh disepadukan dengan mudah dengan sistem lain. Oleh itu, antara muka boleh atur cara (API) boleh diakses adalah penting. Make juga merupakan platform penyepaduan yang popular, yang membolehkan penyepaduan dan automasi lanjutan.

Mencari perisian dengan ciri import dan eksport data boleh menjadikan kerja anda lebih mudah dan meminimumkan kemasukan data manual.

5. Pertimbangkan belanjawan anda:

Apabila memilih perisian, pertimbangkan belanjawan anda dan cuba cari penyelesaian yang memenuhi keperluan anda dan berpatutan untuk perniagaan anda.

Berhati-hati semasa membandingkan petikan dan pertimbangkan sama ada ciri tambahan bernilai harga yang lebih tinggi. Versi percubaan percuma sepatutnya menjadi masalah.

6. Aplikasi mudah alih termasuk:

Ketersediaan versi mudah alih sistem pengurusan perniagaan membolehkan anda dan pekerja anda kekal berhubung dan responsif semasa dalam perjalanan, tanpa mengira lokasi dan peralatan semasa. Ini amat penting apabila mengurus pasukan dan aktiviti hibrid dan jauh.

Perlu diingat bahawa aplikasi mudah alih harus mudah digunakan dan tersedia pada sistem pengendalian yang berbeza.

7. Fungsi pelaporan yang komprehensif:

Penyelesaian perisian dengan fungsi pelaporan yang komprehensif boleh membantu perniagaan kecil memantau dan menganalisis prestasi perniagaan anda, memantau keberkesanan aktiviti, projek dan kempen anda supaya anda boleh bertindak balas secara fleksibel kepada situasi baru muncul.

Sebaik-baiknya, anda perisian syarikat akan memberikan pandangan yang berharga tentang prestasi kewangan anda, kemajuan projek dan tugas, kapasiti dan penggunaan pekerja dan banyak lagi. Di samping itu, penyelesaian lanjutan membolehkan anda membuat laporan grafik anda sendiri dan menetapkan pelbagai kriteria untuk pengagregatan dan pengisihan data.

8. Fungsi komunikasi komponen:

Mencari perisian dengan ciri komunikasi seperti alat sembang atau perkongsian fail boleh membantu perniagaan mengurus komunikasi dalaman dengan berkesan.

Selain itu, mencari perisian yang boleh disepadukan dengan alat komunikasi lain seperti panggilan video boleh membantu untuk kerjasama pasukan yang mudah.

Sudah dipilih?

Sebagai pemilik perniagaan kecil, kami mempunyai banyak perkara yang perlu ditangani dan selalunya tidak mudah untuk menyatukan segala-galanya. Penyelesaian perisian yang tepat untuk mengurus perniagaan anda boleh memberi anda kelebihan besar berbanding pesaing anda. Anda tiba-tiba akan mendapat gambaran keseluruhan - pesanan dan tugasan serta tarikh akhir mereka, pelanggan dan komunikasi dengan mereka, aliran tunai dan beban kerja ahli pasukan individu. Anda akan menjimatkan banyak masa yang dihabiskan untuk tugasan berulang dengan nilai tambah yang rendah. Sebaliknya, anda boleh menumpukan tenaga anda pada inovasi dan penyelesaian yang memajukan perniagaan anda ke hadapan.

Pengarang: Caflou - Semua dalam satu sistem pengurusan untuk syarikat kecil dan sederhana

Caflou akan membantu anda menguruskan keseluruhan syarikat dan kewangannya dengan berkesan. Ia akan membolehkan anda memantau aliran tunai dan meramalkan perkembangan masa depannya. Anda akan menyingkirkan kerja rutin, mengurangkan kadar ralat, meningkatkan kerja berpasukan dan meningkatkan prestasi syarikat. Semua dalam satu tempat. Dari mana-mana dan pada harga yang berpatutan.